Поиск по этому блогу

Аннотация пособия для начинающих руководителей

В Пособии для начинающих руководителей, не претендующем впрочем на всеохватность и универсальность, в гипертрофированной, утрированной форме автор попытался отразить широко встречающиеся в повседневном менеджменте штампы и ошибки, а также обосновать парадоксальные управленческие решения, которые формируют современную, подчас сюрреалистическую, управленческую реальность.

Обратите внимание

Руководи как люди. Пособие для начинающих руководителей. Введение

При подготовке данного пособия автор исходил из того, что члены общества, принадлежащие к когорте менеджеров, руководствуются в своей пр...

пятница, 27 января 2017 г.

Отчетность

Многочисленные и масштабные социологические исследования не выявили среди начальствующей касты любителей отчитываться. Отчитывать – да, но не давать отчет. Более того, получены достоверные данные, что многие воспринимают требование отчитаться как выражение недоверия, и даже как обвинение в чем-то, а сам отчет как своего рода объяснительную. При этом, вот безусловный научный факт, вышестоящие руководители, не желающие сами отчитываться перед кем-либо, с маниакальным упорством требуют отчетности от нижестоящих. Данное обстоятельство вскрывает глубинные внутриклассовые противоречия в управленческой среде, порождающие мощное тектоническое напряжение, сила которого посредственных, не способных к отчету начальников либо выдавливает на профессиональную периферию (что чаще), либо возносит на самую вершину административной лестницы (что гораздо реже, но имеет более существенные и даже подчас исторические последствия).
Вместе с тем, для одаренного и амбициозного начинающего руководителя подготовка отчета, при следовании ниже приведенным рекомендациям, не будет представлять  особых трудностей. Более того, при должном овладении отчетными навыками, данная необходимость может стать шансом для демонстрации своих незаурядных управленческих талантов. Однако пока такие навыки не сформировались и, учитывая присутствие в процессе отчетности серьезных карьерных рисков, начинать следует с реализации стратегии неявного уклонения.
Указанная стратегия требует определенной гибкости и чуткости к вышестоящему руководящему настроению. Но автор исходит из того, что начинающий руководитель  уже наделен этими, во многом базовыми, качествами в полной мере, иначе  как же он вообще стал руководителем?
В основе стратегии лежит все более четко понимаемое теоретиками управления обстоятельство, что девяносто процентов отчетов являются пустой формальностью и требуются скорее из необходимости соблюсти жестко укоренившуюся бюрократическую традицию, чем из реальной нуждаемости в каких-либо данных. На самом деле большинство из тех, кто требуют отчета, в общем-то, пусть даже и не осознавая этого, в нем не заинтересованы, и где-то в глубине души даже не желают его видеть и читать, и даже будут только рады, хотя и не покажут этого, если отчет до них  так и не дойдет.
Реализация стратегии неявного уклонения предусматривает бесконечные затягивания и переносы сроков представления отчетности под предлогами выяснения смысла отдельных отчетных требований, сбора и анализа дополнительной информации, ее верификации, со ссылками на связанные с нормативно-правовыми, экономическими ограничениями и методологическими ошибками объективные трудности подготовки отчета, и т.д. и т.п. В результате отчет теряет актуальность, и необходимость в его подготовке утрачивается. Данная стратегия эффективно работает с отчетами, не имеющими документально закрепленных требований к срокам предоставления и, главное, существенной ценности для вышестоящего руководства и учредителей. Как только указанные условия исчезают, то уклонение становится явным, а стратегия - высоко рискованной.
Однако время от времени, указанная стратегия не срабатывает, поскольку в наши дни еще встречаются среди вышестоящих руководителей, собственников, учредителей, инвесторов и кредиторов крайние формалисты, которые вопреки здравому смыслу и практической целесообразности, утратив остатки совести, продолжают-таки требовать отчетность.
В этом случае ошибкой со стороны начинающего руководителя будет стремление увязать отчет о работе с ранее регламентировавшими ее документами, в первую очередь – с планами. Выше уже было убедительно доказано, что планы и иные подобные порождения идеалистическо-утопического сознания имеют условный, декоративный характер, и слепое следование им в работе, а тем более  отчетности мало того, что будет абсолютно контрпродуктивно, но и будет воспринято окружающими как косность, шаблонность и узость мышления, не допустимые для представителя руководящего сословия. Поэтому всеми существовавшими планами можно и нужно пренебречь, и лишь в угоду светлым ностальгическим чувствам сохранить в структуре отчета разделы, названия которых как-то перекликаются с плановыми.
Отчет должен быть кратким и по существу. Нечего растекаться мыслью по древу и уходить в никому не интересную детализацию, однако и ограничиваться лаконичной формулой «работа выполнена» также не следует. Необходимо найти золотую середину, компромисс, которые содержательно должны быть сконцентрированы на предпринятых  руководителем героических усилиях по достижению производственных целей.
В тексте отчета хорошо смотрятся тут и там разбросанные различные числовые показатели. Следует помнить, что смысл этих чисел - придать информации весомости и обстоятельности, подчеркнуть, лишний раз, наличие в организации развернутой системы учета. При этом совершенно не важно, что приводимые показатели сами по себе ни как не связаны ни с текстом, ни между собой, а также с теми показателями, что были определены изначально, и не приводят математическим путем к целевым индикаторам. Их главная задача - обозначить масштаб трудового и профессионального подвига руководителя по достижению положительной динамики в производственной/торгово-закупочной/сбытовой/всяких иных направлениях деятельности организации, сколь бы малыми, не существенными, или вовсе ничтожными, или даже отрицательными ни были реальные результаты.
В ряде случаев показатели деятельности требуется вывести в отдельной таблице. И если табличные данные красноречиво подтверждают эффективность работы, то нет никакого резона скрывать их в приложении - таблицу надо внедрить прямо в тело отчета, пусть даже она и содержит десятки столбцов и сотни строк. В конце концов, размер  таблицы можно подогнать под стандарты листа А4, максимально увеличив при этом шрифт отдельных особо показательных чисел, которые будут выгодно смотреться на фоне микроскопических остальных, не работающих на центральную идею.
Итоги отчетных таблиц, если только речь не идет о бухгалтерском отчете, совершенно не обязаны суммироваться "на угол", поэтому, внося в таблицу данные, следует помнить не об их точном соответствии учетным сведениям, а о том, как они  выражают общую концепцию отчета. Более того, если таблица задана в электронном виде, встроенные в нее формулы следует удалить, а ячейки заполнить произвольными значениями и даже, при необходимости, текстом. Крайне маловероятно, чтобы кто-то в здравом уме начал сверять отчетные и учетные сведения. Однако встречаются среди вышестоящих руководителей и учредителей несостоявшиеся ревизоры и аудиторы. Упреки этих педантов и формалистов в намеренном искажении данных следует категорически отмести, ссылаясь на человеческий фактор, если таблица заполнялась сотрудниками вручную, или на техническую ошибку, если отчет должен был генерироваться автоматически.
Визуализировать успехи позволяет широкое использование в отчетах разнообразных диаграмм. Данные элементы, как известно, несут в большей степени эмоциональную нагрузку, а не смысловую, поэтому внимание преимущественно следует уделять их художественному оформлению. Выбор композиции, цветовое оформление, оригинальность - вот ключевые условия эффективности применения диаграмм. Они должны располагаться в тексте отчета симметрично и выделяться яркими, насыщенными красками. Приветствуются нестандартные решения по их форматированию. Так, формирование динамического ряда справа налево, использование перспективы, особенно обратной,  не только, несомненно, подчеркнут положительные тенденции, но и замаскируют неравномерность выбранных временных отрезков и периоды крайне неприятного понижения тренда. Крайнюю волатильность замаскирует степенное или логарифмическое преобразование данных. Растягивание или сжатие диаграммы позволит визуально ускорить или замедлить динамику. Нетривиальным и заслуживающим внимания ходом может быть отражение временных периодов по оси ординат. Но и это не предел. Учитывая, что  демонстрация временных изменений с помощью графиков или гистограмм уже стала приевшейся банальностью, для этих целей следует использовать секторальные (круговые или кольцевые), радиальные или пузырьковые диаграммы. А для сопоставления данных, представления структуры - наоборот.
Начинающему руководителю следует стремиться к тому, что бы представить максимум информации, используя минимум средств. Поэтому рекомендуется отражать на одной диаграмме как можно больше показателей. При этом не важно, что они имеют разный масштаб, или измерены в разных единицах, и даже шкалах, что некоторые являются показателями динамики, а некоторые структуры. Часть показателей надо отобразить линиями, часть столбиками, а часть пузырьками.
В диаграммах  следует избегать злоупотребления различными подписями, только усложняющими восприятие. Вот насколько более художественно и, главное, демонстративно выглядит сплетение множества чистых линий и комбинация десятков строгих геометрических фигур, не обезображенных мешаниной из цифр и букв, насколько более светлые образы и ассоциации рождаются при этом у зрителя, насколько более яркие переживания он испытывает!
Дифференцировать отдельные показатели на диаграмме позволяет использование разных цветовых оттенков, а чтобы различие не исчезло при черно-белой печати, линии должны быть представлены всевозможными видами пунктира.
Но никакие абстрактные умозаключения, сложнейшие и исчерпывающие  таблицы индикаторов, показательнейшие диаграммы не сравнятся по силе воздействия с конкретными примерами, лучшими из которых являются человеческие истории. Поэтому отчет в обязательном порядке должен содержать многочисленные, ни в коем случае не анонимные, пространные отзывы благодарных, искрящихся на фотографиях безмерным счастьем клиентов, лучше - стариков, беременных женщин, детей и инвалидов…, а вот с  умилительными домашними животными будет, пожалуй, перебор.
Положительное впечатление на читателя производят следы серьезной проработки отчета руководителем. Вручную внесенные исправления орфографических и синтаксических ошибок, вымаранные, замазанные корректором и дописанные фрагменты текста, выделенные фломастером ключевые фразы, многозначительные комментарии и авторские рисунки на полях не оставят сомнений, что руководитель не пустой болванчик, а думающая и творческая личность. В соответствии с общими правилами, дабы придать внесенным изменениям и дополнениям юридическую силу рядом с каждым из них следует проставить свою подпись и дату. Опыт подсказывает, что прикладывать к собственноручно подписанному отчету свое же многостраничное особое мнение, не во всем, мягко говоря, совпадающее с отчетными выводами, все же не следует.
Эффектности любому отчету придадут: удачно подобранный эпиграф, разбросанные по тексту цитаты известных, менее известных и совсем безызвестных мудрецов; подкрепляющие отчетные данные заключения экспертов (область профессиональной компетенции эксперта значения не имеет) и выдержки из публикаций в СМИ (пусть даже это "желтая пресса", таблоиды); иллюстрирующие высочайший уровень производительности труда фрагменты интервью работников, членов их семей, соседей. Рекомендуется также приобщить к доказательствам показания случайных свидетелей трудовых будней, фото-, аудио-, видео-, пило-, и ино-материалы с производственных участков, образцы продукции, макеты комплексной застройки территории в натуральную величину и т.д. и т.п.
Особое искусство представляет собой отчет о невыполненной работе. В таком отчете должен быть представлен такой глубокий анализ проблематики в бизнес-среде, в которой действует организация, что всякому вменяемому эксперту станет совершенно ясно, что организацией и ее руководителем объективно не могло быть ни чего сделано, что вместо оценок типа: "халатность", "безынициативность", "бездеятельность", следует использовать другие, как-то:  "ответственность", "выдержанность", "мудрая предосторожность", и что в данных, исключительно неблагоприятных условиях именно благодаря высочайшему профессионализму руководителя, выразившемуся в сознательной минимизации высоко рискованной активности, удалось сохранить status quo и избежать многочисленных фатальных ошибок, предотвратить кризис, банкротство, крах.
Высокой наглядностью обладают отчеты, выполненные в виде презентации. И именно дизайн играет здесь главную роль. Прежде всего, необходимо выбрать фон и тему (вариант оформления). Данные элементы должны быть яркими, насыщенными, броскими, привлекающими внимание даже самого слабовидящего зрителя, с самого дальнего ряда. Интернет предлагает на выбор колоссальное количество разнообразных тем, и пренебрегать этим было бы крайне не разумным. Поэтому каждому слайду необходимо подобрать свою, неповторимую тему. Учитывая, что в презентации все должно работать на основную концепцию отчета, фоном для слайдов следует выбрать фотоколлажи из жизни организации. Если же существует риск выдать этим какую-либо государственную или коммерческую тайну, то можно выбрать и нейтральный фон, например, репродукции картин художников передвижников. 
В отчете каждое слово несет смысловую нагрузку. Поэтому надо стараться перенести на слайд максимум текста, даже ценой уменьшения шрифта. Заслуживающие внимания элементы текста: ключевые фразы, названия, главные члены предложения, имена собственные, рему, а также значимые числа следует выделять: шрифтом или цветом (каждый раз разными), спецсимволами, анимацией и т.д.
Вообще, презентацию следует максимально насытить анимацией. Согласитесь, что отчет, в котором словно по волшебству каждые буква, цифра, картинка, объект WordArt или SmartArt в непредсказуемой последовательности выскакивают из самых неожиданных мест, плывут по слайду и внезапно растворяются, оставит у зрителя самые яркие воспоминания.
Все встречающиеся в отчете таблицы, диаграммы и иллюстрации, т.е. все, что работает на улучшение восприятия, следует в обязательном порядке внедрять в слайды.
Хорошо принимается публикой презентация, которая имеет музыкальное сопровождение. И хотя для этого в наши дни совсем не требуется тапёр, небольшая джазовая группа будет вовсе не лишней.
Чтобы задействовать все каналы восприятия, презентацию можно сопроводить параллельным аудиорядом или даже демонстрируемым в отдельном участке слайдов видеофильмом. При этом совсем не обязательно, чтобы их содержание полностью совпадало с материалом, изложенным на слайде. Легкая диссоциация сознания у зрителей/слушателей еще ни когда не повредила ни одному отчету.

Отчитывающемуся категорически противопоказано сохранять во время презентации безучастность. Ему следует постоянно комментировать все происходящее на экране, недвусмысленно выражать свое отношение интонацией, мимикой и жестами, а также энергично направлять внимание зрителей на  важные фрагменты презентации указкой, подручными предметами или конечностями.

Комментариев нет:

Отправить комментарий