Поиск по этому блогу

Аннотация пособия для начинающих руководителей

В Пособии для начинающих руководителей, не претендующем впрочем на всеохватность и универсальность, в гипертрофированной, утрированной форме автор попытался отразить широко встречающиеся в повседневном менеджменте штампы и ошибки, а также обосновать парадоксальные управленческие решения, которые формируют современную, подчас сюрреалистическую, управленческую реальность.

Обратите внимание

Руководи как люди. Пособие для начинающих руководителей. Введение

При подготовке данного пособия автор исходил из того, что члены общества, принадлежащие к когорте менеджеров, руководствуются в своей пр...

понедельник, 19 марта 2018 г.

Контроль


Человек лучше всего следит за собой тогда,
когда другие следят за ним тоже.
Джордж Сэвил Галифакс

Известный закон Мерфи гласит: «Если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается». Под данным тезисом готовы подписаться многие и многие руководители самого разного уровня, на собственном горьком опыте познавшие непредсказуемый и коварный характер хозяйственной жизни любого субъекта экономической деятельности. Сам автор закона видимо испытал до того неприятные результаты его реализации, что снизошедшая на него муза Мельпомена вдохновила его и на формулирование исполненных витального пессимизма разнообразных следствий. Главное из которых «предоставленные самим себе события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему» имеет непосредственное отношение к рассматриваемой теме и содержит в себе намек на универсальный и весьма действенный рецепт, позволяющий предотвратить реализацию закона, или минимизировать его пагубные последствия.
Суть рецепта состоит в крайне тривиальной теоретически, но, как оказывается, трудно выполнимой на практике идее полномасштабного детального и непрерывного контроля как условий, в которых происходят факты хозяйственной жизни, так и их самих, и замешанных в них сотрудников.
Контроль условий преимущественно сводится к мониторингу внешних по отношению к организации, т.е. совершенно не зависящих от руководителя факторов, а потому к нему вполне может быть применен философский апато-абулический подход, принципы которого заложили еще такие апологеты созерцательного дзэн-буддизма как Гораций и Сенека, и который позднее сформулировал американский проповедник-протестант Ренхольд Нибур в ключевой фразе Гимна слабовольных, более известного как Молитва о душевном покое: «…Господи, дай мне терпение принять то, что я не в силах изменить…».
Контроль же хозяйственных операций, и, тем более, упорно старающихся их завалить сотрудников требует активной жизненной позиции. Впрочем, такая позиция свойственна далеко не всем руководителям. Не случайно поэтому обязанность организации внутреннего контроля законодатель счел необходимым зафиксировать в отдельной статье закона о бухгалтерском учете. Собственно, этим и ограничился. Порядок и форму осуществления контроля доверчивый законодатель оставил на свободное усмотрение самих экономических субъектов. Которое, в лучших тоталитарных традициях, федеральное министерство финансов почти сразу попыталось жестко ограничить, издав драконовскую информацию по организации и осуществлению экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. К счастью, заложенными в ней рекомендациями легко можно пренебречь, даже если таковая отчетность подлежит обязательному аудиту, всего лишь приняв руководителем обязанности ведения бухгалтерского учета на себя.
Главные распорядители (распорядители) средств федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главные администраторы (администраторы) доходов федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации), главные администраторы (администраторы) источников финансирования дефицита федерального бюджета (бюджета государственного внебюджетного фонда Российской Федерации) как видно не заслужили такого доверия, и для них Правительство РФ установило особые правила осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита.
Учитывая, что законодательство никоим образом не регулирует организацию внутреннего контроля не относящихся к финансам аспектов деятельности экономического субъекта, начинающий руководитель вполне обоснованно может сделать логический вывод, что данный контроль лежит вне правового поля, а, следовательно, его осуществление вполне может расцениваться как противоправное деяние, или даже преступление. Поэтому издавать по данному поводу какие бы то ни было локальные правовые акты будет крайне неразумным с его стороны.
Но даже и в отношении финансового контроля следует избегать излишней регламентации данного процесса. Управленческой истории не известны случаи, когда бюрократическая формализация позволила бы снизить риски, способные повлиять на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. Более того, доказано, что вероятность искажения учетных и отчетных данных у экономических субъектов, напринимавших гору стандартов, порядков и положений, внедривших карты и регистры (журналы) контроля, только возрастает. Ученые нащупали объяснение данному феномену. Выяснилось, что в трудовых коллективах зарегулированных организаций стихийно возникает движение сопротивления бюрократическому прессингу. Персонал, ущемленный документально выраженным к себе недоверием со стороны руководства и осведомленный о системе, принципах, формах и методах внутреннего контроля, извещенный о сроках его проведения, а, главное, информированный об ответственных за проведение внутреннего контроля должностных лицах начинает еще чаще и еще масштабнее пакостить и еще эффективнее все это скрывать, реализуя на практике известный тезис «кто предупрежден, тот вооружен». В таких организациях только результаты совместных кропотливых усилий лучших специалистов из налоговых, следственных органов и других, внешних к экономическому субъекту, аудиторских организаций, сухо озвученные в зале суда человеком в черной незапятнанной мантии, откроют начинающему, и, по всей вероятности, на этом и заканчивающему руководителю правду о многочисленных не имевших в действительности места, но отраженных в отчетности фактах хозяйственной жизни (или наоборот), об отраженном в бухгалтерском учете несуществующем имуществе, имущественных правах и обязательствах (или наоборот),  о чудесным образом подорожавших (подешевевших) активах, обязательствам, возросших (упавших) доходах и расходах, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета, а также о корректности представления и раскрытия данных бухгалтерского учета в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
В связи с этим, начинающему руководителю следует максимально дезинтегрировать внутренний контроль. Он должен быть иррациональным, непредсказуемым. Нельзя допустить, чтобы сотрудники знали, кто его проводит. Каждый работник должен глубоко осознавать, что контролером может оказаться любой: непосредственный начальник, подчиненный, коллега, клиент, партнер, сосед, жена, мать, собственный несовершеннолетний ребенок, наконец, которые могут схватить его, подлеца и негодяя, за нечистую руку, именно в тот самый момент, когда он будет ею искажать учетные и отчетные данные в отношении объектов основных средств, продукции и ее реализации, материально-производственных запасов, себестоимости продукции, денежных операций, расчетов, в т.ч. по заработной плате, финансовых результатов. В данном отношении грубой ошибкой будет являться создание специализированных контрольно-ревизионных структурных подразделений. Рядовые сотрудники, прикрытые круговой порукой, быстро научатся прятать от них концы в воду, а то и найдут к ним тыловые подходы, подкупом, шантажом, неприкрытой лестью, игрой на всевозможных алкогольных, сексуальных и всяких других слабостях, их обезвреживая.
Ни о какой плановости не может быть и речи. Контрольные действия должны носить внезапный и при этом совершенно немотивированный характер. Все объективные критерии следует отменить, т.к. любые выявленные контролером факты могут оказаться иллюзией, искусно, по предварительному сговору и с особым цинизмом созданной группой лиц, долгие годы успешно притворявшихся благонадежными и добросовестными сотрудниками. При определении наличия нарушения, оценки степени его общественной опасности (т.е. угрозы финансовой стабильности, прибыльности, деловой репутации экономического субъекта) контролер должен руководствоваться исключительно собственной совестью, здравым смыслом и желанием услужить руководителю, т.е. профессиональным нюхом. А чтобы контролеры не творили произвол, они сами и их деятельность должны являться объектом не менее пристального, не менее профессионального и еще более внутреннего контроля, о котором, для пущей конспирации, даже самому начинающему руководителю не стоит ни чего знать.
Основным методом внутреннего контроля следует считать самоконтроль. Сотрудникам необходимо вменить в должностные обязанности сплошную и неоднократную проверку выполняемых ими финансовых операций. При выявлении ошибки, или допущенного самим собой сознательного искажения первичной информации сотрудник незамедлительно должен пресечь свою преступную деятельность, преисполниться идеями самоуничижения и чувством стыда, и оформить явку с повинной к вышестоящему руководителю. В случае если сотрудник по каким-либо причинам недосмотрит за собой, то, выявить погрешность и надавать ему вовремя по рукам следует его ближайшим коллегам, смежникам и непосредственному начальнику, в противном случае суровому дисциплинарному взысканию подлежит каждый десятый работник данного подразделения.
Особую роль следует отводить автоматизированному контролю, являющемуся верным средством против круговой поруки и конфликтов интересов. Однако доверять включение дополнительных контрольных модулей и блоков в используемое в организации программное обеспечение класса OrgWare компании разработчику настоятельно не рекомендуется. Мало того, что это может позволить посторонним программистам все-таки до тонкостей разобраться в бизнес-процессах организации, составляющих, как известно, великую коммерческую тайну. Так это еще и создаст серьезные риски утечки информации об ошибках собственникам (учредителям), широкой общественности, а то и правоохранительным органам. Вместо этого, руководителю следует самостоятельно или посредством особо доверенных лиц разработать огромное число всевозможных насыщенных простейшими форматно-логическими контрольными алгоритмами (т.е. заложенными в тщательно запороленные ячейки элементарными арифметическими формулами) таблиц. Сотрудникам, забросив основную работу, надлежит вручную без устали переносить туда всевозможную содержащуюся в базах данных организации информацию. При этом вражеские наймиты и диверсанты будут выявлены автоматически путем выделения формальных ошибок.
Доказано, что самой лучшей формой контроля, является предварительный контроль. Начинающий руководитель должен принять все меры к тому, чтобы заранее, «до того, как», т.е. заблаговременно отбить у своих работников малейшую охоту к возникновению умысла на совершение какой-либо ошибки, не говоря уж о злонамеренном искажении учетно-отчетной документации. И первое, что для этого следует сделать, так это организовать мониторинг своевременности появления сотрудника на рабочем месте и его нахождения там в течение всего рабочего дня. Здесь, как говорится, все средства хороши. Начиная с современных методов учета рабочего времени в виде оборудованных на входе/выходе сканирующих устройств, по уровню радиации с точностью до долей секунды определяющих, когда тайно напичканный в буфете изотопами работник соизволит появиться на работе или попробует досрочно с нее ускользнуть, и заканчивая классикой жанра в виде бдительной старухи-вахтерши, способной к тому же визуально определять наличие признаков остаточного опьянения и, без риска подвергнуться хакерской атаке, годами хранить терабайты информации в своих засаленных журналах.
Печальный опыт показал, что и этого далеко недостаточно. Социокриминологи ретроспективно выяснили, что у проникших на рабочие места и затем оставленных без всякого присмотра сотрудников значительно чаще возникают позывы к совершению ошибок, подлогов и фальсификаций, чем у оставленной под наблюдением контрольной группы. Более того, материальный ущерб для организации как правило оказывается гораздо более значительным. Поэтому все офисные, производственные, складские и иные помещения следует оборудовать системами видео- и аудио-наблюдения, инфракрасными и иными датчиками слежения, вплоть до вмонтированных в стены дистанционных полиграфов (детекторов лжи). Все эти средства должны быть видимы сотрудникам и своим ровным гудением должны оставлять полное впечатление постоянно работающих. В стационарные телефоны необходимо вмонтировать заметные глазу «жучки», а при подъеме трубки, даже при полностью отключенном аппарате, должен раздаваться отчетливый голос, информирующий работника, что не только все его разговоры, но и все его мысли тщательно записываются. Чтобы работающего со служебными программами сотрудника пробивал холодный пот от одного только шального мимолетного желания скопировать на сторону массивы данных, или что-то в них произвольно изменить, он должен явственно отмечать признаки регулярно выполняемых с экрана его компьютера скриншотов. Дабы не оставалось ни каких сомнений, на мониторе время от времени должна появляться соответствующая предупреждающая надпись.
Нельзя оставлять работников в одиночестве. Вместо отдельных кабинетов должно быть организовано общее рабочее пространство. Каждый должен видеть со своего рабочего места еще, как минимум, семерых коллег, и знать, что они также внимательно следят за каждым его движением. С непредсказуемой регулярностью к работнику, лучше со спины, с инспекционно-контрольными целями должен подкрадываться его непосредственный начальник. А время от времени и самому руководителю полезно это делать, не гнушаясь внезапно выскочить из-за угла даже перед уборщицей, пусть даже и с риском получить при этом мокрой половой тряпкой по физиономии.
Как и в любом деле при осуществлении контроля, нет ничего хуже самодеятельности и непрофессионализма. Сотрудников надо специально обучать бдительности, готовить их к бескомпромиссной борьбе со своими коллегами за качество и эффективность. Лучшие из них должны быть на особом счету. Их имена не следует разглашать коллективу. И вообще их не нужно упоминать всуе. Таким сотрудникам полагается присвоить псевдонимы, или клички, или номера. Им не положено знать в лицо своего куратора. Контрольные задания они должны получать через специально оборудованные тайники, или посредством шифрованной радиосвязи, или тайнописью поверх рабочих документов, или замаскированными под граффити кодированными сообщениями на специально оборудованных в общедоступных местах стендах.
Выявленные в работе сотрудников дефекты должны стать предметом тщательного служебного расследования с установлением максимально широкого круга подозреваемых, выводом на чистую воду сопричастных должностных лиц и выявлением равнодушных свидетелей. Назначенная для расследования комиссия совсем не обязательно должна состоять из опытных и квалифицированных, пусть и бывших, пусть даже и в чем-то профессионально дискредитированных следователей и прокуроров, но должна включать в себя бескомпромиссных и безжалостных сотрудников, готовых мать родную отдать за успех организации. Не являясь официальным органом дознания, комиссия, вопреки пока еще не изжитому ложному пониманию сути дела, вовсе не должна устанавливать во всех деталях фактическую сторону дела: картину нарушения, его состав, а также выявлять мотивы, возможности отдельных должностных лиц, способствующие и препятствующие совершению нарушения условия. Наоборот, главной задачей комиссии является определение степени вины подозреваемых, их общественной опасности, и подготовка руководству предложений по их наказанию. В этой связи, комиссия должна руководствоваться не эфемерной презумпцией невиновности, а доказанным онкологами принципом – подозрительные на рак клетки следует незамедлительно удалить, причем в пределах здоровых тканей.  
Чтобы разбирательство возымело максимально возможное профилактическое значение, его положено производить немедля,  быстро и публично. Венцом действа должно стать оглашение обвинительного заключения с неотвратимым жестким общественным осуждением и строгим дисциплинарным наказанием, приведенным в исполнение сразу и прилюдно. В качестве присяжных заседателей на разбор следует обязательно приглашать независимых, т.е. совершенно не знакомых ни с деятельностью организации, ни с предметом разбирательства экспертов, которых, чтобы они не отклонялись от нити расследования, предварительно необходимо обработать различными дипломатическими средствами (лестью, алкоголем, подарками). В отсутствии времени, экспертов или выявлении масштабных нарушений допускается проведение разбора комиссией в сокращенном составе (так называемой тройкой): начальник ревизионной службы, проводивший проверку ревизор, а также представитель руководства в лице специалиста кадровой службы.
В особенно вопиющих случаях драматургию разбирательства следует тщательно проработать, может даже и с приглашением сторонних сценариста, режиссера-постановщика, художника по костюмам, по спецэффектам и т.д. Явка на заключительное рассмотрение сотрудников организации должна быть строго обязательной, а зрителей от общественности - крайне желательной, для чего мероприятие следует широко анонсировать в прессе и даже провести рекламную кампанию. При умелом подходе организация может на подобных событиях заработать не только масштабное общественное признание, но еще и не плохие деньги.
На разборе, по ходу оглашения акта ревизии, по мере предъявления записей из карт, журналов, регистров внутреннего контроля, данных из учетных форм, распечаток из информационных подсистем, разоблачающих фото-, видео-, и аудиоматериалов, результатов инвентаризаций, выдержек из справок камеральных, выездных и комбинированных проверок, озвучивания свидетельских (от лиц, осуществлявших смежный контроль) и признательных  (по итогам самоконтроля) показаний,  провинившихся принято подвергать глубокой, всесторонней и нелицеприятной критике (непременно с наклеиванием ярлыков), а также разнообразным нападкам, упрекам, нареканиям, оговорам и другим формам обвинения.
Нельзя давать обвиняемым оправдываться и предоставлять высокому суду какие бы то ни было объяснительные. Им положено полностью признавать свою вину, искренне раскаиваться (что, впрочем, не должно смягчать ответственность), а также наперебой сдавать подельников, пособников, сторонников и сочувствующих.
Вынесение обвинительного приговора должно сопровождаться гулом одобрительных возгласов, аплодисментами и, в отдельных случаях, овациями.
Хорошим итогом для служебного расследования должно стать появление веских оснований для проведения новых, проводимых уже сплошным, а не выборочным методом ревизий, и еще более громких аналогичных вышеописанному мероприятий.
Вместе с тем, давно доказано, что лучшим средством для предупреждения разнообразных нарушений является здоровый микроклимат в организации, а здоровый дух, как известно, обитает только в здоровом организационном теле. Поэтому для создания атмосферы взаимного доверия, поддержки, взаимопомощи, взаимовыручки, и взаимоуважения в организации следует наладить постоянный мониторинг лояльности сотрудников руководству и организационным ценностям.
Помимо широкого внедрения использования технических средств подслушивания и подглядывания за внутриорганизационной жизнью работников, необходимо создать и всемерно постоянно укреплять институты сексотов, клеветников, наушников, стукачей и провокаторов. Следует нормативно закрепить способы их работы и связи с ними, в т.ч. путем организации явок, мест закладок, почтовых ящиков для анонимок и доносов, разработкой паролей, и даже особого языка, жестов и заметных только для посвященных элементов одежды.
Только способствовать формированию положительного микроклимата, позитивного рабочего настроя, антиделиктных настроений в коллективе будет развернутая руководителем широкомасштабная решительная борьба с заговорами, саботажем и вредительством, оппозицией и обструкционизмом, а также филибастером.
Выявить хорошо законспирированные диссидентские ячейки не просто. Внезапные обыски, слежка, перлюстрация документов не всегда дают результаты. В связи с этим руководителю следует взять на вооружение испытанный прием - искусственное провоцирование нежелательных проявлений. Необходимо донельзя обострить в коллективе напряженность, до максимума усилить административный прессинг, а затем добавить катализатор в виде специально подготовленного агента, провокатора. Реакция разложения еще недавно сплоченного общими целями и верноподданническими чувствами трудового коллектива не заставит себя ждать. Безответственность, недисциплинированность и некомпетентность как гниль расползутся по рабочим местам, заражая анархическими идеями наиболее слабых и морально неустойчивых специалистов. Во всем своем мерзком виде проявятся преступные инакомыслящие хари и рожи оппозиционеров, до того момента тщательно скрываемые под масками вполне благонадежных сотрудников. Вот тут их и бери миленьких. За ушко, да на красное солнышко. Сначала на всеобщее обозрение, оплевывание и всякое иное обгаживание, а затем и вовсе за порог. Но и без увольнения вполне эффективными мерами в легких случаях оказываются ссылки в отдаленные филиалы, исключения из комитетов и комиссий, социальная изоляция в крайне обособленных объектах, выдворение из кабинетов, перевод на нижестоящие должности, отлучение от планерных совещаний,  остракизм, дискредитация, дискриминация и депремирование (лишение премий). Ценным сотрудникам, павшим невольными жертвами их более пораженных, но менее нужных для производства коллег, следует организовать процесс реабилитации на основе программ анонимных алкоголиков или еще чего-то похожего. Успешно закончившим реабилитационный курс следует вменить в обязанности регулярное выступление на общих собраниях и планерках с агитационно-пропагандистскими рассказами о своем преображении.
Чтобы достичь ранней выявляемости и эффективного предотвращения угроз распространения диссидентских воззрений руководителю следует создать в организацию карманную (ручную, декоративную) оппозицию (в дополнение к уже, надо полагать, имеющемуся карманному профсоюзу), а на крайний случай сформировать еще и обширную базу штрейкбрехеров.
 Доказано, что во многих случаях сотрудники заражаются тлетворными идеями не на работе, а дома, по месту жительства, от хронически и безнадежно больных родных и близких.  Поэтому, с одной стороны, сотрудники должны ежедневно докладывать своему непосредственному начальству о царящих в их семьях и ближайшем окружении настроениях, а с другой – следует минимизировать проводимое сотрудниками за пределами трудового коллектива время. Этой цели прекрасно служат разнообразные задержки на работе (за пределами нормальной продолжительности рабочего времени), дежурства в праздники, авралы в выходные, а также проводимый совместно с коллегами   общий досуг под зорким присмотром заместителя руководителя по политическим вопросам (замполит), или начальника отдела кадров, он же - политический руководитель (политрук). Учитывая, что сотрудники, вышедшие на работу после продолжительно отпуска, болезни или вновь трудоустроенные, представляют наибольшую потенциальную опасность, их следует помещать в карантин, т.е. под особый надзор в специально оборудованных изолированных рабочих боксах с исключением прямого контакта с другими работниками.
Нет сомнений, что организованный вышеописанным способом внутренний контроль позволит не только избежать досадных ошибок, промахов и злоупотреблений в рабочих процессах, но и даст все основания руководителю с гордостью смотреть прямо в глаза представителям некоторых государственных специальных служб, которым, возможно, даже будет чему и поучиться.